Además de crear clientes manualmente, puedes cargarlos desde un archivo Excel o CSV. Esto es útil en los casos en que ya dispones de tu propia base de datos con una gran cantidad de clientes. La carga te permite ahorrar tiempo al crear y actualizar clientes ya existentes.
La carga de sitios se describe en una instrucción aparte.
Los clientes se pueden cargar desde archivos XLSX o CSV. Los campos obligatorios para la carga son el nombre del cliente para personas físicas y el nombre de la empresa para personas jurídicas. Todos los demás campos son opcionales; sus valores no es necesario especificarlos en la tabla.
Para que posteriormente puedas actualizar los clientes mediante carga de archivos, se recomienda especificar un identificador externo para cada cliente en la primera carga. De lo contrario, solo será posible actualizar los clientes manualmente o a través de la API.
El proceso de carga se realiza en cuatro etapas:
Carga del archivo.
Emparejamiento de las columnas del archivo con los campos del cliente.
Vista previa: En esta etapa puedes comprobar si las columnas y los campos están correctamente vinculados y ver los errores detectados.
Resultados de la carga: Creación y actualización de clientes desde el archivo.
Carga de archivos
Para cargar clientes primero necesitas preparar el archivo, que puede ser CSV o XLSX. El orden, nombre de las columnas y su contenido no tienen formato estricto. Para cada cliente, debe indicarse el nombre en el caso de personas físicas y el nombre de la empresa en el caso de personas jurídicas. Las demás columnas pueden contener la información que sea relevante de tus clientes: dirección, teléfono, descripción de la dirección, información de campos adicionales, etc.
Se adjunta un archivo de ejemplo en formato XLSX y CSV con los campos estándar del cliente en la instrucción.
Vista previa del archivo:
Cuando el archivo esté listo, ve a la página Direcciones, pulsa el botón de carga y selecciona Cargar clientes. En la ventana que se abre, carga el archivo preparado.
Carga de un archivo
Emparejamiento de columnas
Una vez cargado el archivo, debes emparejar los campos del cliente con las columnas del archivo. En esta etapa elige qué campos del cliente corresponden a las columnas de tu archivo.
Durante la vista previa puedes ver los primeros valores de cada columna.
Campo no emparejado
Si una columna del archivo no corresponde a ningún campo del cliente, puedes dejarla vacía. Entonces sus valores no se usarán durante la carga.
Un campo no emparejado
Vista previa
En la etapa de vista previa, Planado muestra cómo se verán los clientes cargados y los errores encontrados.
Vista previa de carga
Algunos errores pueden corregirse en la etapa de emparejamiento, otros pueden requerir editar el archivo de carga. Ejemplos de errores posibles:
No se ha especificado el nombre de organización o nombre y apellido. Si se encuentran en tu archivo pero no se han emparejado al campo correcto, regresa a la etapa de emparejamiento y selecciona el campo correspondiente.
Un cliente tiene tanto el nombre y apellido como el nombre de la organización. El nombre y el apellido solo se pueden especificar para particulares, y el nombre de organización solo para empresas.
Asignar atributos de particulares a empresa, o viceversa, al actualizar a un cliente. Si el cliente ya existe en Planado, tiene asignado un tipo: particular o empresa. El tipo no cambia después de la creación. Por lo tanto, si en el archivo de carga especificas nombre y apellido para un particular o un nombre de organización para una empresa, se generará un error.
Errores en el archivo durante la vista previa
Después de la vista previa, puedes iniciar la creación de clientes según el archivo. Pulsa Crear y actualizar. También puedes elegir Crear o Actualizar si solo quieres añadir nuevos clientes o solo actualizar los existentes.
Crear y actualizar clientes desde archivo
Resultados de la carga:
En la última etapa puedes ver los resultados de la carga, abrir los clientes creados o actualizados y comprobar si hubo errores durante el proceso.
Resultados de carga
Si necesitas ayuda, deja una solicitud o escríbenos a support@planado.app.