Support

Zapier – это сервис, через который можно интегрировать Planado и другие приложения без программирования.

Со стороны Планадо мы уже подключились к Zapier и научили его понимать наш API. К Zapier уже подключено более чем 3000 приложений, и теперь вы можете самостоятельно интегрировать их с Планадо.

Вот наиболее популярные интеграции с различными приложениями (выделены жирным шрифтом):

• Выгрузка в Google Sheets для автоматического создания таблицы с данными из нарядов. Нужно, чтобы не строить отчет по нарядам и вручную выгружать его в файл. 
• Создание наряда, при заполнении формы Google Forms. Например, для создания заявки клиентом, выездным сотрудником или партнёром или любым посетителем вашего сайта.
• Создание наряда из CRM. Перенос полей сделки из CRM в наряд Planado. А также перенос заполненного выездным сотрудником отчета из завершенного наряда обратно в CRM. Интеграция с CRM нужна для того, чтобы отдел продаж мог создавать наряды понимать как исполняется сделка выездными сотрудниками. Часто Planado интегрируют с Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Hubspot, Zoho, Odoo, AmoCRM или Bitrix24.
• Создание наряда из системы техподдержки (helpdesk) Freshdesk, Zendesk, Jira. Для случая, когда при обращении в техподдержку потребуется выезд сотрудника.
• Опрос удовлетворенности клиентов через SurveyMonkey.
• Отправка дополнительных уведомлений (сверх тех, что предусмотрены штатно в Планадо) через Mailchimp, Twilio.

Подключение приложения Планадо в Zapier

Для начала интеграции вам потребуется зарегистрироваться в Zapier. 

После этого вы сможете создавать запы. Зап – это настроенная интеграция между приложениями.

Перейдите на вкладку «My Apps» и посмотрите подключенные к Zapier приложения. 

Перейдите на вкладку My Apps

Начните настройку с подключения к Планадо, для этого нажмите «Add connection». 

Добавить подключение

В открывшемся окне в поле поиска наберите «Planado» и выберите его в списке. 

Приложение Planado в списке

У вас откроется окно подключения Планадо к Zapier. В нём нужно ввести адрес вашего Планадо, адрес вашей электронной почты из учетной записи Планадо и пароль от вашей учетной записи Планадо.

Вход в Планадо для подключения

 После этого Планадо появится в списке ваших приложений, и вы сможете использовать его для интеграций.

Planado в списке подключенных приложений Zapier

Пример интеграции с Google Forms

Ваши клиенты, подрядчики или сотрудники могут создавать наряды в Планадо самостоятельно, просто заполнив Google Форму. Это удобный способ создания нарядов, так как вы можете сделать форму «под себя» в редакторе Google Forms. После этого достаточно отправить ссылку на форму тем, кому нужно создать наряд. 

Например, если это заказ от клиента, то вы можете создать опросник, где попросите клиента выбрать, с чем у него проблема, а также запросить фотографии и другие данные. 

Читайте у Google инструкцию как создавать формы. 

Форму можно встроить в сайт и собирать заявки прямо с сайта. При заполнении формы для менеджеров можно отправлять письмо на почту.

Разберём интеграцию с Google Формами на примере формы заявки на ремонт.

Пример формы опроса Google Forms

Вам потребуется выбрать шаблон наряда Планадо, по которому будет создаваться наряд из формы. Вы можете использовать стандартные шаблоны наряда или создать свой. Подробнее шаблоны наряда описаны в инструкции. 

Наряд Планадо для интеграции

На этом шаге у вас должна быть создана Google Форма, которая собирает данные для заказа или заявки. В шаблоне наряда Планадо для каждого поля из Google Формы должно быть поле, куда будут переноситься данные из формы.

Настроим интеграцию.

Перейдите в Zapier и откройте вкладку «Zaps». Нажмите кнопку «Create Zap». 

Создание запа — «Create Zap»

У вас откроется окно создания интеграции. Придумайте название интеграции.

Окно создания интеграции

Для начала потребуется выбрать приложение, откуда будет браться информация. В нашем случае это Google Forms. Выберите его из списка или наберите название в поиске. 

Выбрать Google Forms

После выбора приложения, потребуется выбрать событие, которое будет начинать интеграцию. В случае Google Forms это может быть новый ответ, либо новый и обновленный ответ. Обновлённый ответ возможен, если вы разрешили изменять ответы на Google форму. В нашем случае обновление и добавление не может работать одинаково, так как в одном случае наряд нужно создать, а в другом – обновить. Поэтому лучше запретить изменение ответов в форме и выбрать событие «New Response in Spreadsheet».

Выберите «New Response in Spreadsheet» и нажмите «Continue».

Выбор события для Google Forms

После этого вам нужно зайти в Google Forms, если они не были подключены к вашему Zapier. Нажмите «Sign in to Google Forms». 

Войти в аккаунт Google

В открывшемся окне зайдите в ваш аккаунт Google, в котором вы создали свою форму опроса.

После входа в поле «Google Forms account» у вас будет отображаться ваш аккаунт Google. Нажмите «Continue». 

Подключенный аккаунт Google

У вас откроется пункт «Set up trigger». Ответы на опрос Google Forms собираются в таблицу Google Spreadsheet. В этом пункте вам потребуется выбрать таблицу и лист таблицы, где содержатся ответы на опрос.

Выберите таблицу с ответами на ваш вопрос в поле «Spreadsheet» и лист из таблицы в поле «Worksheet».

Нажмите «Continue». 

Таблица и лист с ответами на форму 

После этого вам потребуется протестировать работу события. Нажмите кнопку «Test trigger». Zapier пошлёт запрос к вашему аккаунту Google. В ответе придут значения из выбранной вами таблицы.

Проверка события

Перед началом настройки интеграции в таблице с ответами должен быть хотя бы один ответ, иначе тест не пройдёт. Заполните свою форму хотя бы один раз.

После тестирования Google Forms можно перейти к настройке связи с Планадо. Нажмите «Continue»

Выберите приложение Planado из списка или найдите его через поиск.

Выбрать приложение Planado

У вас откроется настройка события. На данный момент в качестве события для Планадо доступно только создание наряда. В поле «Action event» выберите «Create job» и нажмите «Continue».

Выбор события в Планадо

В пункте «Choose account» вам потребуется выбрать аккаунт Планадо. Если вы уже подключили аккаунт Планадо к Zapier, то выберите этот аккаунт в списке в поле «Choose an account...». Если вы ещё не подключили аккаунт, нажмите на поле «Choose an account...» и выберите «+ Connect a new account». У вас откроется окно подключения Планадо к Zapier, заполните данные для входа в Планадо. После выбора учётной записи Планадо нажмите «Continue».

Выберите учётную запись Планадо

У вас откроется пункт «Set up action». В нём задаются соответствия полей формы опроса Google Forms полям наряда Планадо. 

Для начала нужно выбрать шаблон наряда. В поле «Template» выберите шаблон, по которому будет создаваться наряд. В этом примере используем шаблон «Ремонт». Далее необходимо настроить перенос данных в поля наряда.

Из формы опроса поле «С чем у вас проблема» будет переноситься в поле «Тип наряда» — «Job type»;

Поле «Описание проблемы» в поле «Описание» — «Description»;

Поле «Ваше имя» в поля «Имя клиента» и «Имя контакта»  — «Client First Name» и поле «Name» массива «Contacts»;

Поле «Ваша фамилия» в поле «Фамилия» — «Client Last Name»;

Поле «Адрес» в поле «Адрес клиента» — «Client Address»;

Поле «Желаемое время» — в поле «Желаемое время». Это дополнительное поле наряда;

Поле «Промокод» в поле «Промокод». Это дополнительное поле наряда;

Поле «Фотографии проблемы» в поле «Фото проблемы». Это дополнительное поле наряда. В этом примере используем поле наряда с типом «Ссылка», так как из Google Forms фотографии передаются в виде ссылок;

Поле «Контактный телефон» в поле «Телефон контакта» — «Value» в массиве «Contacts»;

После настройки всех переносов нажмите кнопку «Continue». 

Настройка переносов из Google Forms в Планадо

Откроется пункт с данными из опроса Google Forms и из наряда Планадо. 

Настройка окончена, её необходимо протестировать, нажмите «Test & Continue». 

Тестирование интеграции

Перед тестированием убедитесь, что у вас создан хотя бы один наряд по выбранному шаблону. Если таких нарядов нет, то создайте наряд по выбранному шаблону.

При тестировании будет создан наряд по опросу из Google Forms.

После окончания тестирования, зап можно включить, нажмите «Turn on Zap».

Включить зап 

Зап включен, теперь при заполнении Формы Google, у вас будет создаваться наряд в Планадо. Убедитесь, что интеграция работает, заполните форму в тестовом режиме еще раз.

Заполненная форма Google Forms

Наряд по заполненной форме Google Forms

Если у вас остались вопросы по интеграции с Zapier или по другим функциям Планадо, напишите нам на почту support@planado.app или на портал технической поддрежки.